Lưu trữ hồ sơ PCCC điện tử giúp doanh nghiệp giảm thất lạc tài liệu, tìm kiếm nhanh khi kiểm tra và thuận tiện cập nhật thông tin về phương tiện, nhân sự, phương án chữa cháy. Tuy nhiên, số hóa hồ sơ không đơn giản là scan giấy thành PDF. Doanh nghiệp phải bảo đảm hồ sơ đúng thành phần, được cập nhật, có khả năng truy xuất và lưu giữ đúng thời gian theo quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp có được lưu hồ sơ PCCC dưới dạng điện tử không?
Có.
Đây là một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi chuyển từ hồ sơ giấy sang quản lý dữ liệu điện tử.
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, tài liệu trong hồ sơ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở được lưu trữ dưới một trong các hình thức:
* Tài liệu giấy.
* Tài liệu điện tử.
* Kết hợp tài liệu giấy và tài liệu điện tử.
Việc lưu trữ phải thực hiện phù hợp với pháp luật về lưu trữ.
Như vậy, pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi hồ sơ PCCC của doanh nghiệp phải được đóng thành những tập giấy lớn như cách quản lý truyền thống.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống hồ sơ PCCC điện tử.
Tuy nhiên, cần phân biệt:
* Hồ sơ điện tử được hình thành hợp lệ ngay từ đầu.
* Bản điện tử do cơ quan có thẩm quyền cấp.
* Hồ sơ giấy được số hóa thành bản scan.
* File làm việc nội bộ chưa được ký hoặc phê duyệt.
Bốn nhóm này không phải lúc nào cũng có giá trị giống nhau.
Một file Word chưa được người có thẩm quyền ký không thể mặc nhiên coi là phương án PCCC đã được phê duyệt chỉ vì nó được lưu trong thư mục “Hồ sơ PCCC”.
Căn cứ pháp lý chính về lưu trữ hồ sơ PCCC điện tử
Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định chi tiết nhiều nội dung của Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15.
Điều 4 của Nghị định quy định cụ thể thành phần, trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ PCCC, CNCH của cơ sở.
Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm:
* Lập hồ sơ.
* Quản lý hồ sơ.
* Cập nhật hồ sơ.
Đây là điểm doanh nghiệp cần lưu ý.
Việc giao một nhân viên hành chính giữ folder PCCC không làm chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý khỏi người đứng đầu cơ sở.
Doanh nghiệp có thể phân công bộ phận thực hiện công việc hằng ngày, nhưng cần có cơ chế kiểm soát để hồ sơ luôn phản ánh đúng hiện trạng.
Hồ sơ PCCC của doanh nghiệp hiện nay gồm những tài liệu nào?
Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ PCCC, CNCH của cơ sở có nhiều nhóm tài liệu khác nhau.
Doanh nghiệp không nên hiểu hồ sơ PCCC chỉ gồm giấy nghiệm thu và vài biên bản kiểm tra.
Phiếu thông tin của cơ sở
Phiếu thông tin được lập theo Mẫu số PC01.
Nội dung có thể bao gồm thông tin về:
* Cơ sở.
* Người đứng đầu.
* Quy mô.
* Công năng.
* Đặc điểm hoạt động.
* Thông tin phục vụ quản lý PCCC.
Khi thông tin thực tế thay đổi, hồ sơ cần được cập nhật phù hợp.
Nội quy PCCC và cứu nạn cứu hộ
Nội quy cần phù hợp đặc điểm hoạt động của cơ sở.
Thông thường phải đề cập các nhóm nội dung như:
* Quản lý điện.
* Nguồn lửa.
* Nguồn nhiệt.
* Thiết bị sinh lửa, sinh nhiệt.
* Chất dễ cháy, nổ.
* Quản lý phương tiện PCCC.
* Việc cần thực hiện khi có cháy, nổ, tai nạn hoặc sự cố.
Bản điện tử nên là phiên bản thống nhất với nội quy đang được phổ biến và niêm yết tại cơ sở.
Hồ sơ thẩm duyệt, thẩm định và nghiệm thu PCCC
Tùy thời điểm xây dựng và loại công trình, hồ sơ có thể gồm:
* Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế.
* Văn bản thẩm duyệt thiết kế.
* Văn bản thẩm định thiết kế PCCC.
* Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu PCCC.
* Các tài liệu liên quan.
Đây là nhóm tài liệu đặc biệt quan trọng.
Không nên chỉ lưu ảnh chụp mờ từ điện thoại.
Nếu cơ quan có thẩm quyền trả kết quả bằng bản điện tử, doanh nghiệp nên lưu chính file điện tử được cấp.
Hồ sơ về lực lượng PCCC và CNCH của cơ sở
Bao gồm các tài liệu theo trường hợp như:
* Quyết định thành lập đội PCCC và CNCH cơ sở.
* Quyết định thành lập đội chuyên ngành.
* Văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ.
* Thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ.
Khi nhân sự thay đổi, danh sách này phải được kiểm tra lại.
Một lỗi phổ biến là file điện tử vẫn chứa danh sách nhân viên đã nghỉ việc từ nhiều năm trước.
Phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ
Phương án của cơ sở hiện được lập theo Mẫu số PC06.
Phương án cần phản ánh đúng:
* Mặt bằng.
* Lực lượng.
* Phương tiện.
* Nguồn nước.
* Lối thoát.
* Khu vực nguy hiểm.
* Tình huống giả định.
* Phân công xử lý.
Nếu lưu điện tử, nên lưu cả:
* Bản đã phê duyệt.
* Sơ đồ kèm theo.
* Phiên bản cập nhật.
* Hồ sơ thực tập phương án nếu có.
Sổ theo dõi phương tiện PCCC và CNCH
Sổ theo dõi giúp quản lý:
* Chủng loại.
* Số lượng.
* Vị trí.
* Tình trạng.
* Bảo dưỡng.
* Sửa chữa.
* Thay thế phương tiện.
Nếu số hóa, doanh nghiệp có thể quản lý bằng bảng dữ liệu điện tử nhưng phải bảo đảm thông tin được cập nhật.
Biên bản tự kiểm tra PCCC
Biên bản tự kiểm tra được lập theo Mẫu PC02 trong trường hợp áp dụng theo quy định.
Ngoài ra, hoạt động tự kiểm tra thường xuyên của doanh nghiệp cũng nên có hình thức ghi nhận phù hợp.
Bản điện tử có thể được tổ chức theo:
* Năm.
* Tháng.
* Khu vực.
Không nên để hàng trăm file PC02 chung trong một thư mục mà không có quy tắc đặt tên.
Báo cáo công tác PCCC và CNCH
Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, CNCH của cơ sở được lập theo Mẫu PC04 theo quy định.
Doanh nghiệp nên lưu:
* File đã gửi.
* File ký.
* Bằng chứng gửi nếu có.
* Phiên bản hoàn chỉnh cuối cùng.
Không nên giữ nhiều file tên kiểu:
* PC04 mới.docx.
* PC04 mới 2.docx.
* PC04 sửa cuối.docx.
* PC04 cuối thật.docx.
Cách đặt tên này rất dễ dẫn đến nộp nhầm phiên bản.
Những tài liệu PCCC nào phải lưu tối thiểu 05 năm?
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, một số tài liệu thuộc hồ sơ PCCC của cơ sở phải được lưu tối thiểu 05 năm kể từ năm lập hoặc ban hành.
Các nhóm được viện dẫn trong quy định gồm những tài liệu tại các điểm g, h, i, l và n khoản 1 Điều 4.
Có thể hiểu tương ứng gồm:
* Biên bản tự kiểm tra PCCC theo Mẫu PC02.
* Báo cáo kết quả công tác PCCC, CNCH theo Mẫu PC04.
* Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với cơ sở thuộc diện phải mua.
* Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của cơ quan Công an nếu có.
* Hồ sơ xử lý vi phạm, quyết định xử phạt, tạm đình chỉ, đình chỉ, phục hồi hoạt động và văn bản kiến nghị PCCC nếu có.
Thời hạn 05 năm ở đây là mức lưu tối thiểu đối với các nhóm tài liệu được quy định.
Không nên suy luận rằng mọi tài liệu PCCC khác đều được phép xóa sau 05 năm.
Ví dụ:
* Hồ sơ nghiệm thu.
* Bản vẽ hoàn công.
* Hồ sơ thiết kế.
* Các tài liệu liên quan đến công trình đang tồn tại.
thường vẫn có giá trị phục vụ quá trình quản lý, sửa chữa, cải tạo và kiểm tra về sau.
Doanh nghiệp nên xây dựng thời hạn lưu riêng cho từng nhóm tài liệu, thay vì áp dụng nguyên tắc “đủ 5 năm là xóa”.
Bản scan có được coi là hồ sơ điện tử hay không?
Có thể sử dụng bản scan để phục vụ quản lý, nhưng phải hiểu đúng giá trị của nó.
Giả sử doanh nghiệp có một biên bản giấy đã ký.
Doanh nghiệp scan thành PDF và đưa lên hệ thống.
File PDF giúp:
* Tra cứu nhanh.
* Chia sẻ nội bộ.
* Sao lưu.
* Giảm nguy cơ thất lạc.
Tuy nhiên, việc scan không tự động biến bản sao thành bản gốc điện tử có chữ ký điện tử hợp lệ.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định:
* Hồ sơ nào được cấp điện tử ngay từ đầu.
* Hồ sơ nào là bản giấy gốc.
* Hồ sơ nào chỉ là bản số hóa phục vụ tra cứu.
Đối với tài liệu quan trọng hình thành dưới dạng giấy, phương án an toàn trong quản lý là tiếp tục bảo quản bản gốc theo yêu cầu áp dụng, đồng thời tạo bản điện tử để tra cứu.
Văn bản thẩm định và nghiệm thu PCCC có thể được cấp bản điện tử không?
Có.
Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định văn bản thẩm định thiết kế về PCCC có thể là:
* Bản điện tử.
* Bản giấy.
Tương tự, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC cũng có thể được cấp dưới dạng điện tử hoặc giấy theo hình thức thực hiện thủ tục.
Khi doanh nghiệp nhận bản điện tử chính thức từ cơ quan có thẩm quyền, nên lưu nguyên file.
Không nên:
* Chụp màn hình rồi xóa file gốc.
* Chuyển file sang ảnh chất lượng thấp.
* Sửa nội dung PDF.
* Đổi file qua nhiều định dạng không cần thiết.
Nên giữ nguyên:
* Tên file gốc.
* Metadata nếu có.
* Chữ ký số.
* Mã kiểm tra.
* Thông tin xác thực.
Hồ sơ điện tử PCCC có cần chữ ký số không?
Không thể trả lời rằng mọi file PCCC đều bắt buộc phải ký số.
Yêu cầu phụ thuộc vào:
* Loại tài liệu.
* Cách tài liệu được hình thành.
* Quy trình nộp.
* Cơ quan tiếp nhận.
* Quy định về giao dịch điện tử và lưu trữ liên quan.
Ví dụ:
Một file ảnh chụp bình chữa cháy phục vụ checklist nội bộ không cần được xử lý giống một văn bản chính thức của doanh nghiệp.
Trong khi đó, hồ sơ điện tử nộp qua cổng dịch vụ công phải đáp ứng yêu cầu về hồ sơ điện tử của thủ tục tương ứng.
Doanh nghiệp cần tránh hai thái cực:
* Nghĩ rằng file nào cũng phải ký số.
* Nghĩ rằng scan chữ ký tay là tương đương hoàn toàn chữ ký số.
Doanh nghiệp nên tổ chức thư mục PCCC điện tử như thế nào?
Một cấu trúc tốt phải giúp người mới cũng tìm được tài liệu trong vài phút.
Có thể tổ chức thành các nhóm chính.
01 – Thông tin pháp lý cơ sở
Lưu:
* PC01.
* Nội quy.
* Thông tin pháp nhân.
* Văn bản phân công.
02 – Thiết kế và nghiệm thu PCCC
Lưu:
* Hồ sơ thẩm duyệt cũ.
* Hồ sơ thẩm định.
* Văn bản nghiệm thu.
* Bản vẽ.
* Thuyết minh.
* Hồ sơ cải tạo.
03 – Lực lượng PCCC và huấn luyện
Lưu:
* Quyết định thành lập đội.
* Danh sách nhân sự.
* Kết quả huấn luyện.
* Tài liệu đào tạo.
04 – Phương án PC06
Lưu:
* Phương án hiện hành.
* Sơ đồ.
* Các phiên bản cũ.
* Hồ sơ thực tập.
05 – Kiểm tra PCCC
Có thể chia:
* 2025.
* 2026.
* 2027.
Bên trong mỗi năm chia:
* Tự kiểm tra.
* Kiểm tra cơ quan nhà nước.
* Tồn tại và khắc phục.
06 – Phương tiện và bảo trì
Lưu:
* Danh mục phương tiện.
* Sổ theo dõi.
* Hồ sơ bảo dưỡng.
* Biên bản sửa chữa.
* Hồ sơ thay thế.
07 – Bảo hiểm cháy nổ
Lưu:
* Giấy chứng nhận.
* Hợp đồng.
* Phụ lục.
* Hồ sơ liên quan.
08 – Báo cáo PC04
Phân loại theo năm và kỳ báo cáo.
09 – Vi phạm, kiến nghị và khắc phục
Nếu có, lưu:
* Biên bản.
* Quyết định.
* Kiến nghị.
* Bằng chứng khắc phục.
Quy tắc đặt tên file hồ sơ PCCC nên thống nhất ra sao?
Tên file nên giúp người đọc hiểu tài liệu mà không cần mở.
Một cấu trúc có thể là:
* Năm – loại hồ sơ – khu vực – ngày.
Ví dụ:
* 2026_PC02_KhoA_2026-06-10.pdf
* 2026_PC04_Ky1.pdf
* 2026_BaoTriBaoChay_2026-05-20.pdf
* PC06_PhuongAnPCCC_PhiênBan03.pdf
Không nên sử dụng tên:
* scan001.pdf.
* new.pdf.
* final.pdf.
* final2.pdf.
Sau vài năm, không ai biết chúng chứa nội dung gì.
Có nên lưu các phiên bản cũ hay chỉ giữ phiên bản mới nhất?
Nên có cơ chế quản lý phiên bản.
Đối với tài liệu thường xuyên cập nhật như:
* PC06.
* Sơ đồ.
* Danh sách đội PCCC.
* Danh mục phương tiện.
có thể tồn tại nhiều phiên bản.
Doanh nghiệp nên chia:
* CURRENT – phiên bản đang áp dụng.
* ARCHIVE – phiên bản cũ.
Không nên xóa ngay phiên bản cũ nếu tài liệu còn giá trị chứng minh lịch sử quản lý.
Tên file có thể ghi:
* V01.
* V02.
* V03.
và ngày hiệu lực.
Điều này giúp tránh trường hợp trong máy tính tồn tại ba phương án PC06 và nhân viên không biết bản nào đang áp dụng.
Nguyên tắc quan trọng khi số hóa bản vẽ PCCC
Bản vẽ là nhóm tài liệu có dung lượng lớn và dễ bị giảm chất lượng khi scan.
Cần bảo đảm:
* Đọc được kích thước.
* Đọc được ký hiệu.
* Nhìn rõ đường ống.
* Nhìn rõ vị trí thiết bị.
* Không mất mép bản vẽ.
* Không scan lệch trang.
* Không nén file quá mạnh.
Bản vẽ hoàn công cần được phân biệt rõ với:
* Bản thiết kế.
* Bản shop drawing.
* Bản thi công.
* Bản điều chỉnh.
Không nên đặt tất cả trong một folder có tên “Bản vẽ PCCC”.
Ai chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ PCCC điện tử?
Về pháp lý, người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ.
Trong vận hành, doanh nghiệp có thể phân quyền cho:
* Bộ phận an toàn.
* Hành chính.
* Kỹ thuật.
* HSE.
* EHS.
* Người phụ trách PCCC.
Nên quy định rõ:
* Ai được xem.
* Ai được sửa.
* Ai được xóa.
* Ai phê duyệt phiên bản mới.
* Ai sao lưu.
Không nên cho toàn bộ nhân viên quyền chỉnh sửa thư mục hồ sơ.
Một người vô tình xóa hoặc ghi đè file có thể làm mất dữ liệu nhiều năm.
Doanh nghiệp có phải cập nhật dữ liệu PCCC lên hệ thống của cơ quan quản lý không?
Nghị định 105/2025/NĐ-CP đã thiết lập cơ chế Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy.
Đối với cơ sở thuộc Phụ lục I, pháp luật quy định trách nhiệm khai báo, cập nhật thông tin của cơ sở vào phần mềm khai báo của hệ thống theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Thông tin có thể bao gồm nhiều nhóm như:
* Tên cơ sở.
* Địa chỉ.
* Người đứng đầu.
* Lĩnh vực hoạt động.
* Quy mô.
* Phương tiện PCCC.
* Tình trạng phương tiện.
* Thời gian bảo trì.
* Vị trí phương tiện.
* Lực lượng PCCC.
* Nguồn nước.
* Công tác huấn luyện.
* Công tác tự kiểm tra.
* Phương án.
* Tình hình cháy, nổ.
* Thay đổi của cơ sở.
* Báo cáo trực tuyến.
Đây là bước tiến khác với việc doanh nghiệp tự lưu file trên Google Drive, OneDrive, NAS hoặc máy chủ nội bộ.
Hai việc không thay thế cho nhau.
Khi thông tin PCCC thay đổi thì bao lâu phải cập nhật dữ liệu?
Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP, đối với thông tin cơ sở phải khai báo trên hệ thống, trường hợp có thay đổi so với dữ liệu đã khai báo trước đó thì trong thời gian không quá 03 ngày phải hoàn thành việc cập nhật thông tin thay đổi.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi có biến động như:
* Thay người đứng đầu.
* Thay thông tin cơ sở.
* Thay đổi phương tiện PCCC.
* Thay đổi lực lượng.
* Thay đổi dữ liệu thuộc nhóm phải khai báo.
Không nên chờ đến cuối năm mới cập nhật toàn bộ.
Lộ trình kết nối dữ liệu PCCC doanh nghiệp cần chú ý
Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định chậm nhất đến ngày 01/07/2027, người đứng đầu cơ sở thuộc diện quản lý PCCC trong Phụ lục I phải hoàn thành việc trang bị và kết nối thiết bị truyền tin báo cháy với hệ thống Cơ sở dữ liệu PCCC, CNCH và truyền tin báo cháy.
Do đó, doanh nghiệp nên chủ động:
* Rà soát mình có thuộc Phụ lục I không.
* Chuẩn hóa dữ liệu.
* Kiểm tra hệ thống báo cháy.
* Theo dõi hướng dẫn triển khai.
* Lập ngân sách nếu cần.
Không nên chờ gần sát thời hạn mới bắt đầu thu thập dữ liệu.
Google Drive có được dùng để lưu hồ sơ PCCC không?
Về góc độ quản trị nội bộ, doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng lưu trữ điện tử phù hợp nếu bảo đảm các yêu cầu về an toàn dữ liệu và pháp luật liên quan.
Có thể sử dụng:
* Máy chủ nội bộ.
* NAS.
* DMS.
* Google Drive doanh nghiệp.
* Microsoft SharePoint.
* OneDrive doanh nghiệp.
* Hệ thống quản lý tài liệu chuyên dụng.
Vấn đề quan trọng không nằm ở tên phần mềm mà là:
* Khả năng truy xuất.
* Phân quyền.
* Sao lưu.
* Kiểm soát phiên bản.
* Bảo mật.
* Tính toàn vẹn của tài liệu.
Không nên dùng tài khoản cá nhân của một nhân viên làm kho hồ sơ chính của doanh nghiệp.
Nếu nhân viên nghỉ việc hoặc mất tài khoản, doanh nghiệp có thể mất quyền truy cập.
Hồ sơ điện tử nên được sao lưu như thế nào?
Nguyên tắc thực tế là không nên chỉ có một bản.
Có thể áp dụng:
* Một bản trên hệ thống chính.
* Một bản sao lưu độc lập.
* Một bản sao định kỳ ngoại tuyến hoặc trên hệ thống khác phù hợp.
Cần phòng tránh:
* Hỏng ổ cứng.
* Virus.
* Ransomware.
* Xóa nhầm.
* Mất tài khoản.
* Thiên tai hoặc cháy tại phòng máy.
Một nghịch lý rất đáng tránh là hồ sơ PCCC của doanh nghiệp bị mất chính vì máy tính chứa toàn bộ hồ sơ bị cháy.
Có nên lưu hồ sơ PCCC trên điện thoại cá nhân không?
Không nên dùng điện thoại cá nhân làm nơi lưu trữ chính.
Điện thoại có thể:
* Mất.
* Hỏng.
* Thay máy.
* Bị xóa.
* Đồng bộ nhầm.
Ảnh trên điện thoại có thể được sử dụng làm bằng chứng trong quá trình kiểm tra nội bộ, nhưng nên chuyển về hệ thống quản lý chính.
Ví dụ ảnh:
* Bình chữa cháy được thay.
* Lối thoát đã dọn.
* Đèn EXIT đã sửa.
có thể được đưa vào folder của biên bản tương ứng.
Cách lưu bằng chứng khắc phục tồn tại PCCC
Khi kiểm tra phát hiện lỗi, nên tạo một hồ sơ khắc phục riêng.
Ví dụ:
Tồn tại:
* Cửa thoát hiểm bị chắn.
Hồ sơ điện tử có thể gồm:
* 01_BienBanPhatHien.pdf
* 02_AnhTruocKhacPhuc.jpg
* 03_PhieuYeuCauXuLy.pdf
* 04_AnhSauKhacPhuc.jpg
* 05_XacNhanHoanThanh.pdf
Cách quản lý này giúp doanh nghiệp chứng minh quá trình xử lý rất rõ.
Không nên chỉ chụp ảnh rồi gửi trong nhóm chat. Sau vài tháng, gần như không thể tìm lại.
Những lỗi phổ biến khi quản lý hồ sơ PCCC điện tử
Scan nhưng không kiểm tra chất lượng
File bị:
* Mờ.
* Mất trang.
* Ngược trang.
* Cắt mất chữ ký.
Đến khi cần sử dụng mới phát hiện.
Không phân biệt bản dự thảo và bản chính thức
Đây là lỗi đặc biệt thường gặp với PC06 và PC04.
Xóa hồ sơ cũ quá sớm
Nhân viên cho rằng đã có bản mới thì xóa bản cũ.
Điều này có thể làm mất lịch sử pháp lý.
Không sao lưu
Tất cả dữ liệu nằm trên một laptop.
Khi máy hỏng thì hồ sơ mất.
Không phân quyền
Ai cũng có quyền sửa và xóa.
Không cập nhật dữ liệu khi thay đổi
File điện tử có nhưng thông tin sai thực tế.
Hồ sơ lỗi thời vẫn là hồ sơ không tốt.
Chỉ lưu hồ sơ, không quản lý thiết bị thực tế
Một bảng Excel ghi 50 bình chữa cháy không có nghĩa thực tế vẫn đủ 50 bình.
Dữ liệu phải được đối chiếu định kỳ với hiện trường.
Checklist số hóa hồ sơ PCCC cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo thứ tự:
* Kiểm kê toàn bộ hồ sơ giấy.
* Đối chiếu thành phần hồ sơ theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
* Xác định hồ sơ còn thiếu.
* Phân loại bản gốc và bản sao.
* Scan tài liệu giấy.
* Lưu file điện tử gốc được cơ quan cấp.
* Đặt tên file thống nhất.
* Xây cấu trúc thư mục.
* Phân quyền người sử dụng.
* Xác định phiên bản hiện hành.
* Tách hồ sơ lưu trữ lịch sử.
* Lập lịch sao lưu.
* Kiểm tra thời hạn lưu.
* Cập nhật dữ liệu khi cơ sở thay đổi.
* Đối chiếu hồ sơ với hiện trạng PCCC định kỳ.
Quy trình này giúp việc chuyển đổi số có giá trị thực tế hơn việc chỉ scan một lần.
Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ PCCC điện tử
Có được bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy không?
Nghị định 105/2025/NĐ-CP cho phép tài liệu trong hồ sơ được lưu dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp.
Tuy nhiên, việc quyết định bỏ một bản giấy cụ thể cần xem xét nguồn hình thành, giá trị pháp lý của tài liệu và pháp luật về lưu trữ liên quan.
Không nên tự ý tiêu hủy toàn bộ bản gốc giấy ngay sau khi scan.
Scan PDF có đủ để xuất trình khi kiểm tra không?
Bản scan rất hữu ích cho tra cứu, nhưng giá trị pháp lý cụ thể còn phụ thuộc loại tài liệu.
Nếu tài liệu được cấp dưới dạng điện tử chính thức thì nên xuất trình file điện tử gốc.
Đối với tài liệu hình thành bằng giấy, cần quản lý phù hợp với quy định về bản gốc, bản sao và lưu trữ.
Hồ sơ PC02 phải lưu bao lâu?
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, PC02 thuộc nhóm tài liệu phải lưu tối thiểu 05 năm kể từ năm lập.
Báo cáo PC04 phải lưu bao lâu?
PC04 cũng thuộc nhóm phải lưu tối thiểu 05 năm kể từ năm lập, ban hành.
Bản vẽ hoàn công có nên xóa sau 5 năm không?
Không nên áp dụng máy móc mốc 05 năm cho bản vẽ hoàn công.
Đây là tài liệu quan trọng phục vụ công trình trong quá trình vận hành, cải tạo, sửa chữa và kiểm tra.
Có cần lưu biên bản vi phạm PCCC cũ không?
Có. Nhóm tài liệu xử lý vi phạm thuộc nhóm được quy định thời gian lưu tối thiểu 05 năm theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Dữ liệu trên hệ thống PCCC quốc gia có thay thế kho hồ sơ doanh nghiệp không?
Không nên hiểu như vậy.
Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ của cơ sở.
Việc khai báo dữ liệu lên hệ thống quản lý nhà nước là một nghĩa vụ khác.
Quy trình quản lý hồ sơ điện tử PCCC nên giao cho ai?
Một mô hình quản lý hiệu quả có thể phân công:
* Người đứng đầu chịu trách nhiệm chung.
* Bộ phận PCCC hoặc HSE quản lý nội dung chuyên môn.
* Bộ phận IT bảo đảm lưu trữ và sao lưu.
* Bộ phận hành chính kiểm soát văn bản.
* Bộ phận kỹ thuật cập nhật hồ sơ thiết bị.
Khi có tài liệu mới, nên quy định thời hạn đưa vào kho dữ liệu.
Ví dụ:
* Biên bản kiểm tra mới phải upload trong ngày.
* Hồ sơ bảo trì phải cập nhật sau khi nghiệm thu công việc.
* Thay đổi nhân sự đội PCCC phải cập nhật danh sách.
* Tài liệu cũ chuyển vào thư mục archive.
Nhờ đó hồ sơ điện tử luôn phản ánh tương đối sát tình trạng của cơ sở.
Khi thay đổi công trình cần cập nhật những hồ sơ nào?
Nếu doanh nghiệp:
* Xây thêm nhà xưởng.
* Thay đổi công năng.
* Cải tạo mặt bằng.
* Thêm kho.
* Thay đổi hệ thống báo cháy.
* Thay bơm.
* Thay đổi lối thoát.
* Bổ sung hệ thống chữa cháy.
thì không nên chỉ cập nhật một bản vẽ.
Cần rà soát ảnh hưởng đến:
* Hồ sơ thiết kế PCCC.
* Hồ sơ nghiệm thu.
* PC01.
* PC06.
* Sơ đồ thoát nạn.
* Sổ phương tiện.
* Dữ liệu khai báo.
* Danh mục phương tiện.
* Kế hoạch kiểm tra.
Chuyển đổi số tốt giúp việc cập nhật đồng bộ các tài liệu này dễ hơn rất nhiều.
Tại sao lưu hồ sơ PCCC điện tử có lợi cho doanh nghiệp?
Nếu triển khai đúng, hệ thống điện tử mang lại nhiều lợi ích.
Tìm tài liệu nhanh
Thay vì mở hàng chục tập hồ sơ, có thể tìm theo:
* Năm.
* Mã tài liệu.
* Loại thiết bị.
* Khu vực.
Theo dõi lịch bảo trì
Có thể tạo cảnh báo cho:
* Bình chữa cháy.
* Hệ thống báo cháy.
* Máy bơm.
* Thiết bị cứu nạn.
Quản lý nhiều cơ sở
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh có thể tập trung dữ liệu theo:
* Công ty.
* Chi nhánh.
* Nhà xưởng.
* Kho.
Giảm thất lạc
Bản giấy có thể mất do:
* Chuyển văn phòng.
* Nhân viên nghỉ việc.
* Ẩm mốc.
* Cháy.
* Thất lạc.
Số hóa kết hợp sao lưu giúp giảm đáng kể nguy cơ này.
Đơn vị tư vấn thiết bị và hệ thống PCCC tại TP. Hồ Chí Minh
Quản lý hồ sơ điện tử chỉ thực sự có ý nghĩa khi dữ liệu trong hồ sơ phù hợp với hệ thống PCCC thực tế tại công trình.
Nếu danh mục điện tử ghi bình chữa cháy, đầu báo, họng nước và máy bơm đầy đủ nhưng ngoài hiện trường thiết bị đã hỏng hoặc thất lạc thì hệ thống hồ sơ không còn phản ánh đúng điều kiện an toàn.
Doanh nghiệp cần kiểm tra, bảo trì, thay thế hoặc bổ sung phương tiện PCCC có thể liên hệ:
CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT
* Địa chỉ: 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh.
* Hotline: 0943709898.
* Email: [pccc.hgp@gmail.com](mailto:pccc.hgp@gmail.com).
* Website: https://pccchunggiaphat.com/
PCCC Hùng Gia Phát có thể hỗ trợ khách hàng rà soát tình trạng thiết bị và hệ thống PCCC để dữ liệu quản lý được đối chiếu với hiện trạng công trình.
Khi cần kiểm tra hồ sơ và thiết bị, khách hàng nên chuẩn bị:
* Hồ sơ PCCC hiện có.
* PC01.
* PC06.
* Danh sách phương tiện.
* Hồ sơ thẩm định, nghiệm thu.
* Bản vẽ.
* Biên bản kiểm tra gần nhất.
* Hồ sơ bảo trì.
* Danh sách tồn tại chưa khắc phục.
Kết luận
Quy định về lưu trữ hồ sơ PCCC điện tử cho doanh nghiệp hiện nay đã tạo điều kiện rõ ràng hơn cho quá trình số hóa.
Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP, tài liệu trong hồ sơ PCCC, CNCH của cơ sở được phép lưu dưới dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp cả hai theo pháp luật về lưu trữ.
Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm trực tiếp trong việc lập, quản lý và cập nhật hồ sơ.
Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh không chỉ có giấy nghiệm thu mà còn gồm nhiều tài liệu như:
* PC01.
* Nội quy.
* Hồ sơ thẩm định, nghiệm thu.
* Hồ sơ lực lượng PCCC.
* PC06.
* Sổ phương tiện.
* PC02.
* PC04.
* Bảo hiểm cháy nổ nếu thuộc diện.
* Bản vẽ hoàn công.
* Các biên bản kiểm tra và xử lý có liên quan.
Một số nhóm tài liệu phải được lưu tối thiểu 05 năm kể từ năm lập hoặc ban hành theo quy định.
Khi số hóa, doanh nghiệp cần phân biệt giữa bản điện tử chính thức và bản scan của tài liệu giấy. Không nên tự động xóa bản giấy gốc chỉ vì đã scan thành PDF.
Hệ thống lưu trữ nên có cấu trúc thư mục rõ ràng, cách đặt tên thống nhất, quản lý phiên bản, phân quyền và cơ chế sao lưu dữ liệu.
Bên cạnh kho hồ sơ nội bộ, cơ sở thuộc Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP còn phải chú ý nghĩa vụ khai báo, cập nhật dữ liệu vào hệ thống Cơ sở dữ liệu về PCCC, CNCH và truyền tin báo cháy theo lộ trình. Khi thông tin thuộc diện khai báo thay đổi, thời gian cập nhật theo quy định không quá 03 ngày.
Đặc biệt, chậm nhất đến ngày 01/07/2027, người đứng đầu các cơ sở thuộc diện quản lý PCCC trong Phụ lục I phải hoàn thành việc trang bị và kết nối thiết bị truyền tin báo cháy với hệ thống Cơ sở dữ liệu theo quy định.
Doanh nghiệp vì vậy nên xem năm 2026 là thời điểm phù hợp để rà soát lại toàn bộ dữ liệu, loại bỏ cách quản lý hồ sơ rời rạc và xây dựng một hệ thống PCCC điện tử có khả năng truy xuất, cập nhật và sao lưu thực chất.
Khách hàng cần tư vấn, kiểm tra, bảo trì hoặc bổ sung thiết bị PCCC để đồng bộ hồ sơ quản lý với hiện trạng thực tế có thể liên hệ CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT, địa chỉ 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh, hotline 0943709898, email [pccc.hgp@gmail.com](mailto:pccc.hgp@gmail.com), website https://pccchunggiaphat.com/.
Liên hệ với chúng tôi:
CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT
Địa chỉ: 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0943709898
Email: pccc.hgp@gmail.com
Website: https://pccchunggiaphat.com/
