Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy chữa cháy là tài liệu bắt buộc đối với cơ sở thuộc diện quản lý PCCC. Từ ngày 01/07/2025, thành phần hồ sơ đã được quy định lại theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Sang năm 2026, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu PC01, PC02, PC04, PC06, cập nhật hồ sơ thường xuyên và lưu trữ đúng thời hạn.
Hồ sơ quản lý PCCC tại cơ sở năm 2026 căn cứ vào quy định nào?
Quy định chính về hồ sơ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở hiện nay nằm tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý bởi nhiều bộ hồ sơ PCCC được chia sẻ trên Internet vẫn được lập theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP hoặc sử dụng các mẫu cũ. Nếu tiếp tục sao chép nguyên bộ hồ sơ trước ngày 01/07/2025, cơ sở có thể thiếu tài liệu hoặc sử dụng sai biểu mẫu hiện hành.
Theo quy định mới, người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm trực tiếp lập, quản lý và cập nhật hồ sơ PCCC, CNCH của cơ sở. Hồ sơ không phải tài liệu làm một lần rồi cất trong tủ mà phải phản ánh được tình trạng PCCC thực tế trong suốt quá trình hoạt động.
Cơ sở nào phải lập hồ sơ PCCC?
Cần đối chiếu cơ sở với Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Danh mục này bao gồm nhiều loại hình như chung cư, trường học, bệnh viện, nhà hàng, cơ sở lưu trú, cửa hàng, văn phòng, nhà xưởng, kho hàng, cơ sở công nghiệp, nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh và nhiều công trình khác khi đáp ứng ngưỡng quy định.
Không nên cho rằng chỉ nhà máy lớn hoặc cơ sở nguy hiểm cháy nổ mới cần hồ sơ PCCC. Nhiều cửa hàng, văn phòng, cơ sở dịch vụ hoặc nhà ở kết hợp kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ vẫn có thể thuộc Phụ lục I.
Hồ sơ PCCC tại cơ sở năm 2026 gồm những gì?
Theo Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ PCCC, CNCH của cơ sở gồm 15 nhóm tài liệu. Không phải tất cả tài liệu đều phát sinh tại mọi cơ sở, bởi một số giấy tờ chỉ có khi công trình thuộc diện thẩm định, phải mua bảo hiểm, từng xảy ra cháy hoặc từng bị xử lý vi phạm.
1. Phiếu thông tin của cơ sở theo Mẫu PC01
PC01 là tài liệu nhận diện cơ bản của cơ sở. Phiếu cần phản ánh đúng tên cơ sở, địa chỉ, loại hình hoạt động, thông tin người đứng đầu và những thông tin liên quan theo mẫu ban hành kèm Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Khi thay đổi tên doanh nghiệp, người đứng đầu, công năng, quy mô hoặc những nội dung quan trọng khác, cơ sở nên rà soát và cập nhật thông tin thay vì giữ PC01 cũ không còn đúng hiện trạng.
2. Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ
Nội quy PCCC và CNCH phải phù hợp với đặc điểm hoạt động thực tế của cơ sở, trong đó cần có các nội dung cơ bản:
– Quản lý và sử dụng điện.
– Quản lý nguồn lửa, nguồn nhiệt.
– Quản lý thiết bị, dụng cụ sinh lửa, sinh nhiệt.
– Quản lý chất dễ cháy, nổ.
– Quản lý, sử dụng phương tiện, thiết bị PCCC và CNCH.
– Những việc cần thực hiện khi xảy ra cháy, nổ, tai nạn hoặc sự cố.
Nội quy phải được phổ biến và niêm yết tại vị trí dễ nhìn. Một lỗi khá thường gặp là doanh nghiệp có nội quy trong hồ sơ nhưng nội dung quá chung chung hoặc không niêm yết tại khu vực làm việc.
3. Hồ sơ thẩm duyệt, thẩm định và nghiệm thu PCCC
Đối với công trình thuộc diện phải thực hiện thủ tục chuyên ngành về PCCC, hồ sơ cơ sở phải lưu các tài liệu đã được cấp hoặc ban hành theo từng thời kỳ.
Có thể bao gồm:
– Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế PCCC được cấp theo quy định trước đây.
– Văn bản thẩm duyệt thiết kế PCCC.
– Văn bản thẩm định thiết kế PCCC theo quy định hiện hành.
– Văn bản liên quan kết quả nghiệm thu PCCC theo chế độ pháp lý áp dụng tại thời điểm công trình thực hiện thủ tục.
Các công trình hoạt động lâu năm có thể sở hữu hồ sơ được ban hành theo nhiều giai đoạn pháp luật khác nhau. Không nên tự loại bỏ giấy tờ cũ chỉ vì mẫu hiện tại đã thay đổi.
4. Hồ sơ lực lượng PCCC và CNCH tại cơ sở
Tùy số lượng người thường xuyên làm việc và loại hình cơ sở, hồ sơ cần có:
– Quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở.
– Quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH chuyên ngành nếu thuộc đối tượng bắt buộc.
– Hoặc văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC và CNCH tại cơ sở.
– Thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH.
Đối với cơ sở thuộc diện quản lý có từ 20 người thường xuyên làm việc trở lên, trừ trường hợp phải thành lập đội chuyên ngành, pháp luật quy định phải thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở.
Nếu nhân sự thay đổi, có người nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, danh sách lực lượng cần được rà soát và bổ sung. Một quyết định thành lập đội từ nhiều năm trước nhưng phần lớn thành viên không còn làm việc sẽ không phản ánh đúng khả năng ứng phó thực tế của cơ sở.
5. Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ theo Mẫu PC06
Phương án PC06 do người đứng đầu cơ sở tổ chức xây dựng và phê duyệt.
Phương án cần thể hiện rõ:
– Đặc điểm của cơ sở.
– Lực lượng PCCC và CNCH tại chỗ.
– Phương tiện, hệ thống PCCC hiện có.
– Nguồn nước chữa cháy.
– Đường và lối thoát nạn.
– Đặc điểm nguy hiểm cháy, nổ, độc.
– Tình huống cháy, tai nạn, sự cố giả định.
– Cách huy động lực lượng, phương tiện.
– Biện pháp thoát nạn, cứu người và chữa cháy.
Phương án phải được cập nhật khi thay đổi công năng, mặt bằng, lực lượng, thiết bị hoặc những nội dung quan trọng khác.
Phương án của cơ sở phải được thực tập định kỳ ít nhất một lần trong năm. Có thể thực tập nhiều tình huống trong một lần nhưng về lâu dài phải bảo đảm các tình huống giả định được lần lượt đưa vào thực tập.
6. Sổ theo dõi phương tiện PCCC và CNCH
Sổ theo dõi giúp doanh nghiệp quản lý số lượng, vị trí và tình trạng của phương tiện PCCC, CNCH được trang bị tại cơ sở.
Tùy công trình, danh mục có thể gồm:
– Bình chữa cháy.
– Họng nước chữa cháy.
– Máy bơm chữa cháy.
– Hệ thống báo cháy.
– Hệ thống chữa cháy tự động.
– Đèn chiếu sáng sự cố.
– Chỉ dẫn thoát nạn.
– Dụng cụ phá dỡ.
– Mặt nạ phòng độc hoặc phương tiện CNCH khác.
Sổ không nên chỉ ghi thiết bị khi mới mua. Cần theo dõi việc kiểm tra, bảo quản, bảo dưỡng, thay thế, di chuyển hoặc phát hiện thiết bị hư hỏng.
7. Biên bản tự kiểm tra PCCC theo Mẫu PC02
PC02 là một trong những tài liệu quan trọng nhất để chứng minh cơ sở đã thực hiện trách nhiệm tự kiểm tra.
Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP:
– Cơ sở thuộc Phụ lục II phải tự kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần.
– Các cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I phải tự kiểm tra định kỳ 01 năm một lần.
– Kết thúc kiểm tra định kỳ phải lập biên bản PC02.
Ngoài kiểm tra định kỳ, người đứng đầu cơ sở còn phải tổ chức kiểm tra thường xuyên. Thời gian, phạm vi và hình thức ghi nhận do người đứng đầu quyết định nhưng khoảng cách giữa các lần ghi nhận kết quả kiểm tra thường xuyên không được quá 01 tháng.
8. Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH theo Mẫu PC04
PC04 phản ánh kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH của cơ sở trong kỳ báo cáo.
Doanh nghiệp cần lưu ý hai mốc quan trọng:
– Trước ngày 15 tháng 6 hằng năm.
– Trước ngày 15 tháng 12 hằng năm.
Đến các mốc này, cơ sở gửi báo cáo đến cơ quan trực tiếp quản lý theo phân cấp hoặc cập nhật thông tin, dữ liệu trên Hệ thống cơ sở dữ liệu về PCCC, CNCH và truyền tin báo cháy theo quy định.
PC04 không nên lập cho đủ hình thức. Nội dung cần thể hiện tình trạng thực hiện trách nhiệm PCCC, kết quả tự kiểm tra, bảo dưỡng phương tiện, huấn luyện, thực tập phương án, bảo hiểm cháy nổ bắt buộc nếu thuộc đối tượng và những vấn đề khác theo mẫu.
9. Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc
Tài liệu này chỉ bắt buộc đối với cơ sở thuộc diện phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc theo pháp luật.
Doanh nghiệp cần đối chiếu cơ sở của mình với danh mục hiện hành thay vì mặc định mọi cơ sở thuộc diện quản lý PCCC đều phải mua bảo hiểm.
Khi hợp đồng bảo hiểm được gia hạn hoặc thay đổi, bản mới cần được cập nhật vào hồ sơ. Không nên để giấy chứng nhận đã hết thời hạn trong bộ hồ sơ hiện hành mà không bổ sung giấy tờ mới.
10. Bản vẽ hoàn công hệ thống, hạng mục liên quan đến PCCC
Đối với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế PCCC, hồ sơ của cơ sở phải có bản vẽ hoàn công các hệ thống và hạng mục liên quan.
Bản vẽ hoàn công đặc biệt quan trọng trong vận hành bởi nó cho biết chính xác vị trí hệ thống sau khi thi công. Khi cần bảo trì, sửa chữa hoặc xảy ra sự cố, đơn vị quản lý có thể dựa vào bản vẽ để xác định tuyến ống, van, bơm, tủ báo cháy, đầu báo, đầu phun và các thiết bị khác.
Nếu công trình cải tạo, bản vẽ cũng cần được cập nhật để tránh tình trạng hồ sơ thể hiện một kiểu nhưng hiện trạng đã thay đổi.
11. Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy nếu có
Nếu cơ sở từng xảy ra vụ cháy và cơ quan Công an có thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy thì tài liệu này phải được đưa vào hồ sơ PCCC.
Đây không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn có giá trị trong việc đánh giá lại nguyên nhân, điểm yếu của hệ thống và biện pháp phòng ngừa tái diễn.
12. Biên bản kiểm tra PCCC của cơ quan quản lý
Hồ sơ phải lưu biên bản kiểm tra PCCC do cơ quan có thẩm quyền lập đối với cơ sở, bao gồm tùy trường hợp:
– Biên bản kiểm tra của Ủy ban nhân dân cấp xã.
– Biên bản kiểm tra của cơ quan Công an.
– Biên bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở.
Khi nhận biên bản kiểm tra có yêu cầu khắc phục, doanh nghiệp nên kèm tài liệu chứng minh quá trình thực hiện như hình ảnh, biên bản sửa chữa, hóa đơn thiết bị hoặc báo cáo kết quả khắc phục để dễ theo dõi.
13. Hồ sơ xử lý vi phạm, đình chỉ hoặc kiến nghị nếu có
Nếu cơ sở từng có vi phạm, hồ sơ phải lưu các tài liệu liên quan như:
– Biên bản vi phạm hành chính.
– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
– Quyết định tạm đình chỉ hoạt động.
– Quyết định đình chỉ hoạt động.
– Quyết định phục hồi hoạt động.
– Văn bản kiến nghị về PCCC của cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp không nên tự bỏ các văn bản này khỏi hồ sơ sau khi đã nộp phạt hoặc khắc phục xong. Đây là một phần lịch sử quản lý PCCC của cơ sở.
14. Văn bản phân công người thực hiện kiểm tra PCCC tại cơ sở nếu có
Nếu người đứng đầu cơ sở phân công một cá nhân thực hiện nhiệm vụ kiểm tra PCCC thì phải có văn bản thể hiện việc phân công.
Người được phân công cần hiểu rõ phạm vi nhiệm vụ, biết kiểm tra hiện trạng cơ sở, phát hiện các nguy cơ như lối thoát bị che chắn, thiết bị mất nguồn, bình chữa cháy hư hỏng, cửa ngăn cháy không hoạt động hoặc khu vực điện có dấu hiệu mất an toàn.
15. Các tài liệu phát sinh phải được cập nhật liên tục
Điều quan trọng của hồ sơ quản lý PCCC là tính cập nhật. Trong quá trình hoạt động, một cơ sở có thể liên tục phát sinh biên bản kiểm tra mới, báo cáo mới, danh sách nhân sự mới, kết quả huấn luyện, tài liệu bảo dưỡng hoặc thay đổi hệ thống.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xem bộ hồ sơ là một hệ thống quản lý đang hoạt động chứ không phải một “bộ giấy phép” cố định.
Ai chịu trách nhiệm quản lý và cập nhật hồ sơ PCCC?
Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định rõ người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ PCCC, CNCH.
Trong thực tế, người đứng đầu có thể giao cho cán bộ an toàn, hành chính, kỹ thuật hoặc người phụ trách PCCC trực tiếp theo dõi tài liệu. Tuy nhiên, việc giao cho nhân viên quản lý hồ sơ không đồng nghĩa người đứng đầu được loại trừ trách nhiệm pháp lý của mình.
Nên phân công một đầu mối quản lý hồ sơ
Một lỗi rất phổ biến ở doanh nghiệp là tài liệu PCCC bị chia nhỏ ở nhiều phòng ban:
– Hồ sơ thẩm định nằm ở phòng dự án.
– Bảo hiểm nằm ở kế toán.
– Huấn luyện nằm ở nhân sự.
– Bảo dưỡng thiết bị nằm ở kỹ thuật.
– Biên bản kiểm tra nằm ở hành chính.
Khi có kiểm tra, doanh nghiệp mất nhiều thời gian mới tập hợp đủ hồ sơ.
Cách tốt hơn là có một bộ hồ sơ PCCC trung tâm hoặc thư mục điện tử chung, đồng thời quy định trách nhiệm các phòng ban gửi bản sao tài liệu mới về đầu mối phụ trách.
Hồ sơ PCCC có được lưu điện tử không?
Có. Quy định hiện hành cho phép tài liệu được lưu dưới dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp cả hai theo pháp luật về lưu trữ.
Đây là điểm thuận lợi cho doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc chi nhánh. Tuy nhiên, lưu điện tử phải được tổ chức có hệ thống, tránh tình trạng toàn bộ hồ sơ nằm trong máy tính cá nhân của một nhân viên.
Cách đặt cấu trúc thư mục hồ sơ PCCC dễ quản lý
Doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm:
– 01_Thông tin cơ sở và nội quy.
– 02_Thẩm định – nghiệm thu – hoàn công.
– 03_Lực lượng và huấn luyện.
– 04_Phương án PC06 và thực tập.
– 05_Phương tiện – bảo dưỡng.
– 06_Tự kiểm tra PC02.
– 07_Báo cáo PC04.
– 08_Bảo hiểm cháy nổ.
– 09_Biên bản kiểm tra của cơ quan quản lý.
– 10_Xử phạt – kiến nghị – khắc phục nếu có.
Tên file nên kèm ngày tháng để dễ tìm kiếm. Ví dụ: “2026-06-PC02-Tu-kiem-tra-PCCC.pdf” thay vì đặt tên “bienbanmoi.pdf”.
Những tài liệu PCCC nào phải lưu tối thiểu 5 năm?
Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định một số tài liệu phải được lưu tối thiểu 05 năm kể từ năm lập hoặc ban hành.
Các nhóm đáng chú ý gồm:
– Biên bản tự kiểm tra PCCC theo PC02.
– Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH theo PC04.
– Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.
– Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy nếu có.
– Hồ sơ vi phạm, quyết định xử phạt, đình chỉ, phục hồi hoạt động và văn bản kiến nghị nếu có.
Đối với các hồ sơ mang tính nền tảng như thẩm định thiết kế, bản vẽ hoàn công, phương án hoặc tài liệu kỹ thuật của hệ thống, doanh nghiệp nên lưu trong suốt thời gian công trình và hệ thống còn được sử dụng để phục vụ quản lý vận hành.
Lịch quản lý hồ sơ PCCC doanh nghiệp nên ghi nhớ
Hằng tháng
Người đứng đầu cơ sở quyết định thời gian và cách ghi nhận kết quả kiểm tra thường xuyên nhưng không được để quá 01 tháng giữa các lần ghi nhận.
Trong quá trình này nên chú ý:
– Lối thoát nạn.
– Nguồn lửa, nguồn nhiệt.
– Hệ thống điện.
– Phương tiện chữa cháy.
– Điều kiện hoạt động của hệ thống PCCC.
– Những thay đổi mặt bằng hoặc công năng.
06 tháng một lần
Cơ sở thuộc Phụ lục II Nghị định 105/2025/NĐ-CP phải tự kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần và lập PC02.
01 năm một lần
Cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I tự kiểm tra định kỳ 01 năm một lần và lập PC02.
Phương án PC06 của cơ sở cũng phải được thực tập định kỳ ít nhất một lần mỗi năm.
Trước ngày 15 tháng 6 và 15 tháng 12
Cơ sở cần thực hiện báo cáo kết quả công tác PCCC, CNCH theo PC04 tới cơ quan trực tiếp quản lý theo phân cấp hoặc cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo quy định.
5 lỗi thường gặp khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ PCCC
Dùng nguyên bộ hồ sơ theo Nghị định cũ
Sau ngày 01/07/2025, hệ thống mẫu biểu đã thay đổi. Doanh nghiệp nên rà soát lại PC01, PC02, PC04, PC06 và các tài liệu liên quan theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ đầy đủ nhưng thông tin đã hết hiệu lực thực tế
Ví dụ đội PCCC có 15 người nhưng 7 người đã nghỉ; phương án ghi kho nguyên liệu ở vị trí cũ; thiết bị đã thay nhưng sổ theo dõi chưa cập nhật. Đây là kiểu hồ sơ “đủ giấy nhưng sai thực tế” cần tránh.
Không lập PC02 đúng kỳ
Không nên nhầm tự kiểm tra thường xuyên với tự kiểm tra định kỳ. Kiểm tra định kỳ phải được lập thành PC02 theo đúng tần suất của nhóm cơ sở.
Quên thời hạn báo cáo PC04
Doanh nghiệp nên đặt lịch nhắc từ đầu năm cho hai mốc trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12 thay vì chờ sát ngày mới kiểm tra hồ sơ.
Không lưu hồ sơ khắc phục sau kiểm tra
Sau khi cơ quan quản lý yêu cầu khắc phục, nên lưu đầy đủ tài liệu chứng minh. Khi kiểm tra lần sau, doanh nghiệp có thể nhanh chóng chứng minh nội dung đã được xử lý.
Không lập hoặc thiếu hồ sơ PCCC có bị phạt không?
Có. Theo quy định xử phạt hiện hành, hành vi không đủ tài liệu trong hồ sơ PCCC và CNCH có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân.
Không lập hồ sơ PCCC và CNCH có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với cá nhân.
Đối với tổ chức có cùng hành vi, mức phạt tiền thông thường bằng hai lần mức áp dụng đối với cá nhân. Như vậy doanh nghiệp có thể đối mặt mức phạt cao hơn nếu hoàn toàn không lập bộ hồ sơ theo quy định.
Ngoài lỗi hồ sơ, doanh nghiệp còn có thể bị xử lý riêng nếu vi phạm các nghĩa vụ khác như không lập phương án, không thực tập phương án, không tổ chức huấn luyện, không duy trì thiết bị hoặc không mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc khi thuộc đối tượng.
Checklist rà soát bộ hồ sơ PCCC năm 2026
Doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:
– Đã có PC01 cập nhật đúng thông tin cơ sở chưa?
– Nội quy PCCC và CNCH đã được ban hành, niêm yết chưa?
– Hồ sơ thẩm duyệt, thẩm định, nghiệm thu có đầy đủ không?
– Quyết định thành lập đội hoặc văn bản phân công còn đúng nhân sự không?
– Hồ sơ huấn luyện còn phù hợp với lực lượng hiện tại không?
– PC06 có đúng mặt bằng và hiện trạng mới nhất không?
– Đã thực tập phương án trong năm chưa?
– Sổ phương tiện có cập nhật việc bảo trì, thay thế không?
– PC02 đã lập đúng chu kỳ chưa?
– PC04 đã gửi hoặc cập nhật đúng hạn chưa?
– Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc còn hiệu lực không?
– Bản vẽ hoàn công có khớp hiện trạng không?
– Biên bản kiểm tra của cơ quan quản lý đã được lưu chưa?
– Các yêu cầu khắc phục đã có tài liệu chứng minh hoàn thành chưa?
– Hồ sơ điện tử đã được sao lưu an toàn chưa?
Hùng Gia Phát hỗ trợ rà soát và hoàn thiện hồ sơ PCCC
Đối với cơ sở hoạt động nhiều năm, việc chuyển từ bộ hồ sơ cũ sang hệ thống hồ sơ theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP có thể phát sinh nhiều vấn đề như thiếu bản vẽ hoàn công, phương án không còn đúng hiện trạng, nhân sự PCCC đã thay đổi hoặc hồ sơ bảo dưỡng thiết bị chưa được cập nhật.
CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT hỗ trợ khảo sát hiện trạng, rà soát hồ sơ, tư vấn PCCC, thiết kế, thi công và bảo trì hệ thống PCCC cho nhà xưởng, kho hàng, cửa hàng, văn phòng và các loại hình cơ sở khác.
Địa chỉ: 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0943709898
Email: pccc.hgp@gmail.com
Website: https://pccchunggiaphat.com/
Khi rà soát hồ sơ, doanh nghiệp nên cung cấp cả hồ sơ giấy cũ, bản vẽ, các biên bản kiểm tra gần nhất và thông tin hiện trạng. Cách làm này giúp xác định chính xác tài liệu nào cần giữ, tài liệu nào cần cập nhật và nội dung nào đang thiếu.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ quản lý PCCC
Hồ sơ PCCC có bắt buộc phải đóng thành một cuốn không?
Không có yêu cầu phải đóng thành một cuốn duy nhất. Hồ sơ có thể lưu dưới dạng giấy, điện tử hoặc kết hợp. Quan trọng là tài liệu phải được quản lý có hệ thống, cập nhật và có thể cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
PC02 và PC04 có giống nhau không?
Không. PC02 là biên bản tự kiểm tra PCCC của cơ sở. PC04 là báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH. Hai biểu mẫu có mục đích và thời điểm sử dụng khác nhau.
Doanh nghiệp nhỏ có cần PC06 không?
Nếu địa điểm thuộc danh mục cơ sở thuộc diện quản lý PCCC theo Phụ lục I thì cần rà soát nghĩa vụ lập phương án PC06. Quy mô “nhỏ” theo cách gọi thông thường không phải căn cứ duy nhất để miễn nghĩa vụ.
Hồ sơ PCCC cũ có phải bỏ hết và làm lại không?
Không. Các giấy tờ pháp lý đã được cấp hợp lệ như hồ sơ thẩm duyệt, nghiệm thu hoặc tài liệu kỹ thuật của công trình vẫn cần được lưu. Doanh nghiệp nên bổ sung và cập nhật các mẫu quản lý hiện hành thay vì tự ý tiêu hủy toàn bộ tài liệu cũ.
Khi thay đổi người phụ trách PCCC có cần cập nhật hồ sơ không?
Có. Các quyết định, văn bản phân công, danh sách lực lượng và phương án có thông tin nhân sự cần được rà soát để phản ánh đúng người đang thực hiện nhiệm vụ.
Kết luận
Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC tại cơ sở năm 2026 được thực hiện theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Bộ hồ sơ không chỉ có phương án chữa cháy mà gồm nhiều nhóm tài liệu về thông tin cơ sở, nội quy, lực lượng, huấn luyện, phương tiện, tự kiểm tra, báo cáo, bảo hiểm, thiết kế, hoàn công và kết quả kiểm tra của cơ quan quản lý.
Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ. Doanh nghiệp cần đặc biệt ghi nhớ việc kiểm tra thường xuyên không quá 01 tháng giữa các lần ghi nhận, kiểm tra định kỳ 06 tháng hoặc 01 năm tùy nhóm cơ sở, thực tập phương án ít nhất một lần mỗi năm và báo cáo PC04 trước ngày 15/6 và 15/12.
Nếu bộ hồ sơ hiện tại vẫn được lập theo quy định cũ, thiếu PC01, PC02, PC04, PC06 hoặc không còn phù hợp với hiện trạng, doanh nghiệp có thể liên hệ CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT, địa chỉ 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh, hotline 0943709898 để được hỗ trợ rà soát và hoàn thiện theo tình trạng thực tế của cơ sở.
Liên hệ với chúng tôi:
CÔNG TY TNHH SX TM DV PCCC HÙNG GIA PHÁT
Địa chỉ: 296 Gò Dầu, P. Tân Sơn Nhì, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0943709898
Email: pccc.hgp@gmail.com
Website: https://pccchunggiaphat.com/
